Produtividade na Caixa de Entrada: Filtros e Atalhos

Quando o volume de conversas cresce, a diferença entre uma equipe ágil e uma sobrecarregada está nas ferramentas de organização. A caixa de entrada da Marketek oferece filtros avançados, atalhos de teclado e ações em massa que permitem gerenciar dezenas ou centenas de conversas sem perder o controle. Neste guia, você vai aprender a usar cada recurso para multiplicar a produtividade do seu atendimento.

Filtros de Conversas

Filtros permitem que você visualize apenas as conversas relevantes para o momento, eliminando ruído e focando no que importa.

Filtros disponíveis

Acesse a barra de filtros no topo da caixa de entrada em Conversas:

Combinando filtros

Você pode combinar múltiplos filtros simultaneamente. Por exemplo:

• Canal: WhatsApp + Status: Não lidas + Atribuição: Não atribuídas = mostra apenas mensagens de WhatsApp que ninguém viu ainda
• Com estrela + Status: Aberta = casos prioritários que ainda precisam de atenção

Salvando visualizações personalizadas

Combinações de filtros que você usa frequentemente podem ser salvas como visualizações personalizadas:

1. Aplique os filtros desejados
2. Clique em Salvar Visualização
3. Dê um nome descritivo (ex.: “WhatsApp urgente não atribuído”)
4. A visualização aparece na barra lateral para acesso rápido

Pesquisa Avançada

A barra de pesquisa da caixa de entrada suporta buscas por:

• Nome do contato: encontre rapidamente conversas de um cliente específico
• Número de telefone ou e-mail: busque pelo dado de contato
• Conteúdo da mensagem: pesquise palavras ou frases dentro das conversas
• Tags e campos personalizados: filtre por metadados do contato

💡 Dica: para buscas frequentes, combine pesquisa com filtros salvos para criar fluxos de trabalho ainda mais eficientes.

Atalhos de Teclado

Atalhos de teclado eliminam cliques repetitivos e aceleram o atendimento:

💡 Dica: pressione ? na caixa de entrada para ver a lista completa de atalhos disponíveis.

Ações em Massa

Quando você precisa gerenciar muitas conversas de uma vez, as ações em massa são indispensáveis.

Como usar

1. Na lista de conversas, marque a caixa de seleção ao lado de cada conversa desejada (ou use Selecionar Todas)
2. A barra de ações em massa aparece no topo
3. Escolha a ação desejada

Ações disponíveis

• Marcar como lida: limpa notificações de várias conversas de uma vez
• Marcar como não lida: sinaliza conversas que precisam de revisão
• Atribuir a agente: redistribui conversas em lote para um membro da equipe
• Fechar conversas: encerra conversas resolvidas
• Aplicar tag: adiciona etiquetas a múltiplas conversas
• Arquivar: move conversas antigas para o arquivo

Notas Internas e Menções

Notas em conversas

Dentro de qualquer conversa, você pode adicionar notas internas que são visíveis apenas para a equipe:

1. Na conversa, clique no ícone de Nota ou alterne para a aba Notas
2. Escreva a nota com o contexto relevante
3. A nota fica vinculada à conversa e aparece no histórico

Casos de uso:
– Registrar informações do cliente mencionadas na conversa
– Instruções para o próximo agente que atender
– Status de uma solicitação interna

Menções com @

Mencione colegas de equipe dentro das notas para chamar a atenção deles:

1. Na nota, digite @ seguido do nome do membro da equipe
2. Selecione o nome na lista que aparece
3. O membro mencionado recebe uma notificação imediata

Isso é útil quando você precisa de ajuda, aprovação ou quer transferir contexto sem reatribuir a conversa formalmente.

Gerenciando Alto Volume

Quando a caixa de entrada está lotada, siga esta estratégia:

Triagem rápida

1. Filtre por não lidas e não atribuídas: essas são as conversas que ninguém está cuidando
2. Identifique urgências: marque com estrela as que precisam de resposta imediata
3. Atribua em lote: distribua as conversas entre os agentes disponíveis
4. Feche as resolvidas: conversas que já foram respondidas e não precisam de follow-up

Rotina diária recomendada

Métricas de Produtividade

Acompanhe a eficiência da sua equipe em Relatórios > Conversas:

• Tempo médio de primeira resposta: quanto tempo um cliente espera pela primeira resposta
• Tempo de resolução: quanto tempo leva para fechar uma conversa
• Conversas por agente: distribuição de carga na equipe
• Conversas abertas vs. fechadas: indicador de acúmulo
• Satisfação do cliente: avaliação pós-atendimento (se configurada)

Use esses dados para identificar gargalos e ajustar a distribuição de trabalho. Acompanhe semanalmente e compare períodos para verificar tendências de melhora ou piora.

Dica final: combine filtros salvos, atalhos de teclado e ações em massa como uma rotina diária. Em poucas semanas, essas práticas se tornam automáticas e o ganho de produtividade fica evidente para toda a equipe.

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