Como Configurar Calendário Round Robin para Vendas

Distribuir agendamentos de forma justa e eficiente entre os membros da equipe de vendas é um desafio que o calendário Round Robin resolve automaticamente. Em vez de depender de planilhas ou da boa vontade de cada vendedor, a Marketek distribui as reuniões seguindo regras claras e configuráveis.

Neste tutorial, você vai configurar um calendário Round Robin do zero, pronto para receber agendamentos de prospects e clientes.

Pré-requisitos

• Pelo menos 2 membros da equipe com contas ativas na Marketek
• Cada membro com sua agenda sincronizada (Google Calendar ou Outlook)
• Acesso administrativo para criar calendários

Passo 1: Criar o Calendário

1. Na Marketek, acesse Calendários > Criar
2. Selecione o tipo Round Robin
3. Dê um nome descritivo (ex.: “Demonstração Comercial — Equipe de Vendas”)
4. Adicione uma descrição que aparecerá na página de agendamento

Passo 2: Selecionar os Membros da Equipe

1. Na seção Membros, clique em Adicionar Membro
2. Selecione cada vendedor que participará da distribuição
3. Você pode adicionar quantos membros precisar

💡 Dica: adicione apenas membros que realmente estão disponíveis para atender os agendamentos. Membros em férias ou com agenda muito cheia podem ser temporariamente removidos.

Passo 3: Configurar a Disponibilidade Individual

Cada membro pode ter horários de disponibilidade diferentes:

1. Clique no nome de cada membro
2. Defina os dias e horários disponíveis (ex.: segunda a sexta, das 9h às 18h)
3. Configure exceções de datas (feriados, compromissos fixos)
4. Ative a sincronização de agenda para evitar conflitos

Passo 4: Definir as Regras de Distribuição

Na seção Distribuição, escolha a regra:

• Igual: cada membro recebe o mesmo número de agendamentos ao longo do tempo. Se o Vendedor A recebeu os dois últimos, o próximo vai para o Vendedor B
• Ponderada: atribua pesos diferentes. Ex.: Vendedor sênior recebe peso 2 e vendedor júnior peso 1 (o sênior recebe o dobro de agendamentos)
• Prioridade: defina uma ordem de preferência. O sistema tenta agendar com o primeiro da lista; se indisponível, passa para o segundo

Passo 5: Configurar Detalhes do Agendamento

1. Duração: defina o tempo da reunião (ex.: 30 minutos)
2. Buffer: adicione intervalo entre reuniões (ex.: 10 minutos para preparação)
3. Antecedência mínima: tempo mínimo antes do horário para permitir agendamento (ex.: 2 horas)
4. Antecedência máxima: até quantos dias no futuro mostrar disponibilidade (ex.: 30 dias)
5. Limite diário: número máximo de reuniões por membro por dia (opcional)

Passo 6: Personalizar a Página de Agendamento

1. Adicione o logotipo da empresa
2. Escreva um texto de boas-vindas (ex.: “Escolha o melhor horário para conhecer nossa solução”)
3. Configure os campos do formulário: nome, e-mail, telefone, empresa, mensagem (opcional)
4. Defina a URL personalizada (ex.: marketek.com/agendar/demo-vendas)
5. Configure a página de confirmação ou redirecionamento após o agendamento

Passo 7: Conectar ao Pipeline de Vendas

Para que cada agendamento gere automaticamente uma oportunidade no CRM:

1. Na seção Automações, ative Criar oportunidade ao agendar
2. Selecione o pipeline e a etapa onde a oportunidade será criada
3. Defina o valor padrão da oportunidade (se aplicável)
4. Configure a atribuição: a oportunidade será atribuída ao mesmo vendedor que recebeu o agendamento

Passo 8: Testar a Distribuição

Antes de publicar:

1. Acesse a URL da página de agendamento
2. Faça 3 a 4 agendamentos de teste usando e-mails diferentes
3. Verifique no painel se os agendamentos foram distribuídos conforme a regra configurada
4. Confirme que os vendedores receberam os e-mails de notificação
5. Cancele os agendamentos de teste após a validação

Dicas para Maximizar Resultados

• Mantenha agendas atualizadas: a precisão da distribuição depende das agendas sincronizadas
• Revise pesos periodicamente: ajuste a distribuição conforme o desempenho e a capacidade de cada vendedor
• Use lembretes automáticos: configure lembretes por e-mail e SMS para reduzir no-shows
• Monitore métricas: acompanhe taxa de agendamento, no-show e conversão por vendedor
• Integre com workflows: crie automações pós-agendamento (enviar material, adicionar tag, notificar gerente)

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