7 Dicas para Organizar sua Base de Contatos no CRM

Uma base de contatos desorganizada é um dos maiores obstáculos para o sucesso de qualquer estratégia de marketing e vendas. Dados duplicados, tags inconsistentes e campos vazios comprometem a segmentação, reduzem a eficácia das automações e geram retrabalho para a equipe.

Neste artigo, você encontra 7 dicas práticas para organizar e manter a qualidade da sua base de contatos no CRM da Marketek.

Dica 1: Use Tags de Forma Consistente

Tags são poderosas para segmentação, mas perdem utilidade quando não seguem um padrão. Defina uma convenção de nomenclatura e documente para a equipe:

• Use prefixos: origem-, interesse-, status-, evento-
• Use letras minúsculas e hifens: origem-google-ads em vez de “Origem Google Ads”
• Evite tags genéricas como “importante” ou “urgente” — prefira termos específicos

Na prática: acesse qualquer perfil de contato e revise as tags aplicadas. Padronize as existentes em Contatos > Gerenciar Tags.

Dica 2: Crie Smart Lists para Segmentos Estratégicos

Smart Lists se atualizam automaticamente com base em critérios que você define. Crie listas para os segmentos mais relevantes do seu negócio:

• Leads novos dos últimos 7 dias
• Clientes ativos com última compra nos últimos 90 dias
• Contatos sem interação há mais de 60 dias
• Leads qualificados com oportunidade aberta

Acesse Contatos > Smart Lists > Criar Nova Smart List e defina os filtros.

Dica 3: Limpe Duplicatas Regularmente

Contatos duplicados distorcem métricas, causam envios repetidos e confundem a equipe. A Marketek oferece detecção automática de duplicatas:

1. Acesse Contatos > Gerenciar Duplicados
2. A plataforma lista contatos com e-mail ou telefone idênticos
3. Revise cada par e escolha mesclar ou ignorar
4. Ao mesclar, a Marketek combina os dados dos dois registros em um só

Recomendação: faça essa limpeza pelo menos uma vez por mês.

Dica 4: Aproveite os Campos Personalizados

Campos personalizados permitem armazenar informações que os campos padrão não cobrem. Quanto mais dados relevantes você coletar, melhor será sua capacidade de segmentação.

Exemplos de campos úteis:

• Origem do lead (dropdown: Google, Instagram, Indicação)
• Ticket médio (numérico)
• Produto de interesse (múltipla escolha)
• Data da última compra (data)

Crie em Configurações > Campos Personalizados > Contato. Lembre-se: campos que não são preenchidos não agregam valor. Configure seus formulários e automações para alimentá-los automaticamente.

Dica 5: Segmente por Engajamento

Nem todos os contatos da sua base têm o mesmo nível de interesse. Segmentar por engajamento permite priorizar esforços:

• Engajados: abriram e-mails, clicaram em links, responderam mensagens nos últimos 30 dias
• Moderados: interagiram nos últimos 90 dias, mas não recentemente
• Inativos: sem interação há mais de 90 dias

Use Smart Lists com filtros de atividade para criar esses segmentos. Direcione campanhas de reativação para inativos e ofertas exclusivas para engajados.

Dica 6: Arquive Contatos Inativos

Manter contatos completamente inativos na base ativa infla seus números e pode impactar custos (dependendo do plano). Em vez de deletar, use uma estratégia de arquivamento:

1. Crie uma tag arquivado para contatos sem interação há mais de 180 dias
2. Use um workflow automático para aplicar essa tag com base na inatividade
3. Exclua contatos arquivados das suas campanhas de e-mail e SMS
4. Periodicamente, rode uma campanha de reativação antes de considerar a remoção definitiva

Dica 7: Padronize a Entrada de Dados

Dados inconsistentes são o principal inimigo de um CRM organizado. Estabeleça regras claras para toda a equipe:

• Sempre preencher nome e sobrenome separadamente
• Telefone no formato +55DDDNUMERO
• E-mail em letras minúsculas
• Usar dropdown e múltipla escolha em vez de texto livre (quando possível)
• Preencher a origem do lead em todo novo contato

Na prática: configure validações nos formulários da Marketek para forçar o preenchimento correto. Campos obrigatórios e máscaras de input ajudam a manter a consistência.

Tabela Resumo

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