Guia Completo: Documentos e Assinaturas Eletrônicas

Fechar negócios exige agilidade, e nada trava mais uma venda do que a burocracia de documentos impressos. Com o módulo de Documentos e Assinaturas Eletrônicas da Marketek, você cria, envia e rastreia contratos, propostas e termos diretamente pela plataforma — sem precisar de ferramentas externas.

Neste guia completo, você vai aprender tudo sobre o módulo de documentos: desde a criação de templates até o acompanhamento de assinaturas.

O que São Documentos Digitais na Marketek

Documentos digitais são arquivos criados e gerenciados dentro da plataforma, com campos preenchíveis e possibilidade de assinatura eletrônica. Eles substituem processos manuais como impressão, envio por correio e armazenamento físico.

Benefícios principais

• Velocidade: documentos são enviados e assinados em minutos.
• Rastreamento: você sabe quando o documento foi aberto, visualizado e assinado.
• Segurança: assinaturas eletrônicas com registro de IP, data e hora.
• Organização: todos os documentos ficam centralizados no perfil do contato.
• Economia: elimine custos com impressão, cartório e envio físico.

Funcionalidades do Módulo de Documentos

Criação de Documentos

Crie documentos do zero ou a partir de templates pré-configurados. O editor permite formatar texto, inserir imagens, tabelas e campos dinâmicos.

Acesse em Pagamentos > Documentos > + Novo Documento.

Campos Preenchíveis

Adicione campos que serão preenchidos automaticamente com dados do contato ou manualmente pelo destinatário:

• Campos de texto: nome, endereço, CPF/CNPJ.
• Campos de data: data de nascimento, vigência do contrato.
• Campos de seleção: opções predefinidas como plano contratado.
• Campos de assinatura: onde o destinatário assina digitalmente.
• Campos de iniciais: para rubricar páginas específicas.

Templates de Documentos

Crie modelos reutilizáveis para os documentos que você envia com frequência. Acesse Pagamentos > Documentos > Templates e salve estruturas prontas para contratos, propostas e termos.

Rastreamento de Status

Cada documento possui um status que é atualizado automaticamente:

Como Criar e Enviar um Documento — Passo a Passo

📌 Passo 1: — Acesse o módulo de Documentos

Navegue até Pagamentos > Documentos no menu lateral.

📌 Passo 2: — Crie um novo documento

Clique em + Novo Documento. Escolha começar do zero ou selecionar um template existente.

📌 Passo 3: — Edite o conteúdo

Use o editor para escrever ou colar o conteúdo do documento. Formate com títulos, listas e tabelas conforme necessário.

📌 Passo 4: — Insira campos preenchíveis

Clique em Adicionar Campo e arraste os campos para as posições corretas no documento. Configure cada campo como obrigatório ou opcional.

📌 Passo 5: — Adicione campos de assinatura

Insira o campo de assinatura no local apropriado. Você pode adicionar múltiplos campos de assinatura para documentos com mais de um signatário.

📌 Passo 6: — Configure o destinatário

Selecione o contato que receberá o documento. Os campos dinâmicos serão preenchidos automaticamente com os dados do contato.

📌 Passo 7: — Defina prazo e lembretes

Configure a data de expiração do documento e os lembretes automáticos para destinatários que ainda não assinaram.

📌 Passo 8: — Envie o documento

Revise tudo e clique em Enviar. O destinatário receberá um e-mail com o link para visualizar e assinar o documento.

Validade Legal das Assinaturas Eletrônicas

As assinaturas eletrônicas coletadas pela Marketek possuem validade jurídica conforme a Medida Provisória 2.200-2/2001 e a Lei 14.063/2020, que regulamentam o uso de assinaturas eletrônicas no Brasil.

Cada assinatura registra:

• Data e hora exatas da assinatura.
• Endereço IP do dispositivo utilizado.
• E-mail do signatário.
• Histórico completo de visualizações e ações no documento.

Esse conjunto de evidências garante autenticidade e integridade ao documento assinado digitalmente.

Dicas Avançadas

Automatize o envio de documentos

Use Automações > Workflows para enviar documentos automaticamente quando um negócio atingir determinada etapa do pipeline. Por exemplo: ao mover um negócio para a etapa “Proposta Aceita”, o contrato é enviado automaticamente.

Use variáveis dinâmicas

Insira variáveis como {{contact.name}}, {{contact.email}} e {{contact.phone}} para preencher dados automaticamente. Isso elimina erros de digitação e acelera o processo.

Configure notificações internas

Receba alertas quando um documento for visualizado ou assinado. Acesse Configurações > Notificações e ative as notificações para eventos de documentos.

Organize por pastas

Crie pastas para categorizar seus documentos: contratos, propostas, termos, aditivos. Isso facilita a busca e mantém a organização.

Integre documentos ao pipeline

Vincule documentos a oportunidades no seu pipeline de vendas. Assim, você sabe exatamente em qual etapa cada contrato se encontra e pode visualizar o status do documento diretamente na visão do pipeline.

Defina lembretes escalonados

Configure múltiplos lembretes com intervalos crescentes: 2 dias, 5 dias, 10 dias. Isso aumenta as chances de que o destinatário assine sem parecer insistente.

Boas Práticas para Documentos Profissionais

• Revise sempre antes de enviar: erros de digitação ou valores incorretos comprometem sua credibilidade.
• Use linguagem clara e objetiva: evite jargões jurídicos desnecessários. Quanto mais simples o texto, mais rápido o destinatário assina.
• Inclua suas informações de contato: facilite o acesso caso o destinatário tenha dúvidas.
• Defina prazos realistas: prazos muito curtos pressionam o destinatário; prazos muito longos geram procrastinação.
• Teste o fluxo completo: envie um documento de teste para si mesmo antes de enviar para clientes.

Perguntas Frequentes

Quantos documentos posso enviar?

Não há limite de envio de documentos na Marketek. Envie quantos forem necessários para sua operação.

O destinatário precisa ter conta na Marketek?

Não. O destinatário recebe um link por e-mail e pode visualizar e assinar o documento sem criar nenhuma conta.

Posso editar um documento depois de enviado?

Não. Documentos enviados são bloqueados para edição. Se precisar fazer alterações, cancele o documento atual e envie uma nova versão.

Como faço para documentos com múltiplos signatários?

Adicione campos de assinatura separados para cada signatário e configure a ordem de assinatura nas propriedades do documento.

Existe histórico de versões?

Sim. Cada versão enviada fica registrada no histórico do contato. Você pode consultar versões anteriores a qualquer momento em Pagamentos > Documentos > Histórico.

Próximos Passos

Crie seu primeiro template de documento e teste o fluxo completo de envio e assinatura. Com a prática, você vai perceber como esse módulo acelera o fechamento de negócios.

Leia também:
– Como Enviar um Contrato para Assinatura Digital
– 3 Modelos de Documentos Prontos para Usar na Marketek