Como Configurar Regras de Distribuição Round Robin

A distribuição round robin garante que o trabalho seja dividido de forma justa entre os membros da equipe, evitando sobrecarga em uns e ociosidade em outros. Na Marketek, você pode configurar round robin para conversas, agendamentos de calendário e oportunidades no pipeline de vendas. Siga este tutorial para configurar cada cenário.

Pré-requisitos

• Acesso administrativo à Marketek
• Pelo menos 2 membros na equipe cadastrados e ativos
• Definição clara de quais áreas usarão distribuição automática

Tipos de Round Robin Disponíveis

Antes de configurar, entenda os três modos de distribuição:

Passo 1: Configure Round Robin para Conversas

Está é a configuração mais comum e distribui as mensagens recebidas automaticamente entre agentes.

1. Acesse Configurações > Equipe > Distribuição de Conversas
2. Ative a opção Round Robin para Conversas
3. Selecione os membros da equipe que participarão da distribuição
4. Escolha o tipo de distribuição:
   – Igual: alterne a opção para distribuição sequencial simples
   – Ponderada: defina o peso de cada membro (ex.: membro A = 2, membro B = 1 — A recebe o dobro)
5. Ative Considerar disponibilidade para distribuir apenas para membros online
6. Opcionalmente, filtre por canal: você pode ter round robin separado para WhatsApp, chat e e-mail
7. Clique em Salvar

💡 Dica: se um membro está em treinamento, defina o peso como 1 enquanto membros experientes têm peso 2 ou 3. Isso garante que o novato receba menos conversas sem ser excluído completamente.

Passo 2: Configure Round Robin para Calendário

Quando clientes agendam reuniões ou consultas pelo calendário da Marketek, o round robin distribui os agendamentos entre os membros.

1. Acesse Calendário > Configurações do Calendário
2. Selecione o calendário desejado ou crie um novo
3. Na seção Membros da Equipe, adicione todos os participantes
4. Ative Distribuição Round Robin
5. Configure as opções:
   – Otimizar por disponibilidade: prioriza membros com mais horários livres
   – Otimizar por igualdade: prioriza distribuição uniforme de agendamentos
6. Defina os horários disponíveis de cada membro individualmente
7. Salve as configurações

Como funciona na prática:

1. O cliente acessa a página de agendamento
2. O sistema verífica quais membros estão disponíveis no horário selecionado
3. Aplica o round robin para escolher entre os disponíveis
4. O agendamento é atribuído e ambos (cliente e membro) recebem confirmação

Passo 3: Configure Round Robin para Pipeline

Para equipes de vendas, o round robin no pipeline distribui novas oportunidades automaticamente.

1. Acesse Oportunidades > Configurações do Pipeline
2. Selecione o pipeline desejado
3. Na seção Distribuição de Leads, ative Round Robin
4. Selecione os membros da equipe de vendas
5. Defina pesos se necessário (vendedores seniores podem receber mais leads)
6. Configure regras adicionais:
   – Por origem: leads de anúncios vão para um grupo, leads orgânicos para outro
   – Por valor: oportunidades acima de determinado valor vão para closers seniores
7. Salve as configurações

Passo 4: Teste a Distribuição

Após configurar, teste para garantir que tudo funciona corretamente:

Para conversas:
1. Envie uma mensagem de teste pelo canal configurado (WhatsApp, chat, etc.)
2. Verifique na caixa de entrada se a conversa foi atribuída automaticamente
3. Envie outra mensagem de outro número para confirmar que foi para um membro diferente

Para calendário:
1. Acesse a página de agendamento como se fosse um cliente
2. Faça um agendamento de teste
3. Verifique se o agendamento foi atribuído ao membro correto
4. Faça outro agendamento e confirme a alternância

Para pipeline:
1. Crie uma oportunidade de teste manualmente ou via formulário
2. Verifique a atribuição automática
3. Crie outra e confirme a distribuição

Passo 5: Monitore o Equilíbrio

Após ativar o round robin, acompanhe se a distribuição está equilibrada:

1. Acesse Relatórios > Equipe
2. Compare o volume de conversas, agendamentos ou oportunidades por membro
3. Se houver desequilíbrio, ajuste os pesos ou verifique se algum membro está com status offline com frequência

Dicas de Configuração

• Comece com distribuição igual: só mude para ponderada se identificar necessidade real
• Considere fusos horários: se a equipe está em fusos diferentes, use disponibilidade por horário
• Combine com SLA: distribua via round robin e monitore o tempo de resposta de cada agente
• Reavalie mensalmente: membros novos ou desligados afetam o equilíbrio — atualize a lista regularmente
• Use equipes separadas: configure round robins independentes para cada equipe (vendas, suporte, etc.)
• Não misture canais sem razão: round robin separado por canal permite otimização específica

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