Gestão de Equipe: Permissões, Atribuições e Notas

À medida que sua equipe cresce, controlar quem acessa o quê, como o trabalho é distribuído e como as informações circulam internamente se torna essencial para manter a qualidade do atendimento. A Marketek oferece um sistema completo de gestão de equipe com permissões granulares, distribuição inteligente de trabalho e ferramentas de comunicação interna. Neste guia, você vai dominar cada um desses recursos.

Papéis e Permissões de Usuário

A Marketek trabalha com um sistema de papéis que define o que cada membro pode ver e fazer na plataforma.

Papéis disponíveis

Configurando permissões

Para definir permissões, acesse Configurações > Equipe > Membros e clique no membro desejado:

Permissões de acesso a módulos:
– Conversas (caixa de entrada)
– Contatos (CRM)
– Oportunidades (pipeline de vendas)
– Calendário (agendamentos)
– Marketing (campanhas, e-mail, automações)
– Sites (funis e landing pages)
– Relatórios
– Configurações

Permissões dentro de cada módulo:
– Visualizar: pode ver os dados, mas não editar
– Editar: pode modificar registros existentes
– Criar: pode criar novos registros
– Excluir: pode remover registros
– Exportar: pode exportar dados

Restrição por atribuição

Uma configuração poderosa é a restrição por atribuição: quando ativada, o membro só vê contatos, conversas e oportunidades atribuídas a ele. Isso é ideal para:

• Equipes de vendas onde cada vendedor tem sua carteira
• Atendentes que devem ver apenas suas conversas
• Ambientes com dados sensíveis entre departamentos

Criação e Gestão de Equipes

Criando equipes

Organize sua equipe em grupos funcionais em Configurações > Equipe > Equipes:

1. Clique em Criar Equipe
2. Defina o nome (ex.: “Vendas”, “Suporte Técnico”, “Marketing”)
3. Adicione os membros participantes
4. Configure regras de distribuição específicas para a equipe

Benefícios de equipes organizadas

• Roteamento por equipe: conversas podem ser direcionadas automaticamente para a equipe correta
• Relatórios por equipe: métricas separadas por grupo funcional
• Round Robin por equipe: distribuição automática dentro de cada grupo
• Visibilidade controlada: equipes podem ter acesso apenas às conversas direcionadas a elas

Atribuição de Conversas

A atribuição define qual membro é responsável por cada conversa, contato ou oportunidade.

Atribuição manual

Dentro de qualquer conversa em Conversas, clique no ícone de atribuição e selecione o membro desejado. A conversa será transferida e o novo responsável receberá uma notificação.

Atribuição automática

Configure regras para atribuir automaticamente em Configurações > Equipe > Distribuição:

Round Robin:
– Distribui igualmente entre membros disponíveis
– Pode ser configurado por canal (WhatsApp, chat, e-mail)
– Considera apenas membros com status online

Baseada em pipeline:
– Oportunidades em estágios específicos vão para agentes especializados
– Ex.: qualificação vai para SDR, proposta vai para closer

Baseada em regras:
– Crie regras com condições personalizadas usando workflows
– Ex.: contatos com tag “enterprise” vão para o time de grandes contas

Notas Internas

Notas internas são o canal de comunicação da equipe que não é visível para o cliente.

Notas em contatos

Adicione notas ao registro de um contato em Contatos > [Contato] > Notas:

• Registre informações relevantes sobre o cliente (preferências, histórico de problemas, decisores)
• Todas as notas ficam no histórico do contato para consulta futura
• Útil para passagem de bastão entre agentes ou turnos

Notas em conversas

Dentro de uma conversa, alterne para o modo de nota interna:

• Registre contexto sobre o atendimento atual
• Peça orientação a colegas sem que o cliente veja
• Documente decisões tomadas durante a conversa

Menções com @

Em qualquer nota, mencione colegas usando @nome:

• O membro mencionado recebe uma notificação instantânea
• A notificação inclui link direto para a conversa ou contato
• Ideal para solicitar ajuda, aprovação ou transferir contexto

Rastreamento de Atividades

A Marketek registra as atividades de cada membro da equipe para supervisão e análise.

Atividades rastreadas

• Mensagens enviadas: volume de respostas por período
• Conversas atribuídas e resolvidas: capacidade de atendimento
• Tempo de primeira resposta: agilidade individual
• Tempo de resolução: eficiência no fechamento de conversas
• Notas adicionadas: colaboração interna
• Contatos atualizados: manutenção de dados no CRM
• Logins e horários: presença na plataforma

Métricas de desempenho

Acesse métricas individuais em Relatórios > Equipe:

Boas Práticas de Gestão

1. Revise permissões trimestralmente: à medida que funções mudam, as permissões devem acompanhar
2. Use o princípio do menor privilégio: conceda apenas as permissões necessárias para a função
3. Crie equipes por função, não por pessoa: facilita a adição e remoção de membros
4. Incentive o uso de notas internas: uma boa nota evita que o próximo agente precise perguntar tudo de novo ao cliente
5. Monitore métricas semanalmente: identifique membros sobrecarregados ou subutilizados
6. Combine atribuição automática com supervisão: a automação distribui, mas o gestor deve verificar o equilíbrio periodicamente

Próximos Passos

Após configurar papéis, permissões e regras de atribuição, o próximo nível de maturidade é acompanhar os indicadores de desempenho regularmente. Agende uma revisão semanal das métricas de equipe em Relatórios > Equipe para identificar rapidamente agentes sobrecarregados, gargalos de atendimento e oportunidades de treinamento. Uma equipe bem gerenciada, com permissões adequadas e distribuição inteligente de trabalho, entrega um atendimento consistente e escalável que impulsiona a satisfação do cliente e os resultados do negócio.

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