Lembretes automáticos são a forma mais eficaz de reduzir no-shows sem depender de esforço manual da equipe. Na Marketek, você configura tudo uma vez usando workflows e a plataforma cuida do envio nos momentos certos para cada agendamento.
Neste tutorial, você vai configurar uma sequência completa de lembretes por e-mail, SMS e WhatsApp, do momento do agendamento até minutos antes da reunião.
Pré-requisitos
- Pelo menos um calendário configurado na Marketek
- Canal de SMS ativo em Configurações > Telefone
- Canal de WhatsApp conectado em Configurações > WhatsApp
- Templates de mensagem aprovados para WhatsApp (se aplicável)
Passo 1: Criar o Workflow
- Acesse Automações > Workflows na Marketek
- Clique em Criar Workflow
- Nomeie como “Lembretes de Agendamento”
- No gatilho, selecione Evento de Calendário > Agendamento Criado
- Escolha o calendário específico ou selecione Todos os Calendários
Passo 2: Configurar a Confirmação Imediata por E-mail
Logo após o gatilho, adicione a ação Enviar E-mail:
- Clique em Adicionar Ação > Enviar E-mail
- Selecione ou crie o template de confirmação
- Inclua no conteúdo:
– Saudação com o nome do contato: “Olá, {{contact.first_name}}!”
– Data e horário do agendamento: “{{appointment.date}} às {{appointment.time}}”
– Nome do profissional: “{{appointment.staff_name}}”
– Link para adicionar ao calendário
– Links para cancelar ou reagendar
Template sugerido de confirmação:
Assunto: “Agendamento confirmado — {{appointment.date}} às {{appointment.time}}”
“Olá, {{contact.first_name}}! Seu agendamento está confirmado para {{appointment.date}} às {{appointment.time}} com {{appointment.staff_name}}. Adicione ao seu calendário para não esquecer. Precisa reagendar? Clique aqui.”
Passo 3: Configurar o Lembrete 24h Antes por SMS
- Adicione a ação Aguardar
- Configure para Aguardar até 24 horas antes do evento (selecione Antes do evento do calendário como referência)
- Adicione a ação Enviar SMS
- Escreva a mensagem:
Template sugerido de SMS (24h):
“Lembrete: você tem um agendamento amanhã, {{appointment.date}}, às {{appointment.time}}. Caso precise reagendar: {{appointment.reschedule_link}}”
Passo 4: Configurar o Lembrete 2h Antes por WhatsApp
- Adicione outra ação Aguardar
- Configure para Aguardar até 2 horas antes do evento
- Adicione a ação Enviar WhatsApp
- Selecione o template aprovado ou escreva a mensagem:
Template sugerido de WhatsApp (2h):
“Oi, {{contact.first_name}}! Só passando para lembrar do seu agendamento hoje às {{appointment.time}} com {{appointment.staff_name}}. Nós vemos em breve! Se precisar de algo, é só responder esta mensagem.”
Passo 5: Configurar Lembrete Final (Opcional)
Para reuniões online, adicione um último lembrete 15 minutos antes:
- Adicione Aguardar até 15 minutos antes do evento
- Adicione Enviar SMS
- Mensagem: “Sua reunião começa em 15 minutos. Acesse pelo link: {{appointment.meeting_link}}”
Passo 6: Adaptar para Diferentes Calendários
Se você tem calendários com necessidades diferentes (consultas presenciais vs. reuniões online), use condições:
- Após o gatilho, adicione uma condição Se/Então
- Verifique o calendário de origem: Se calendário = Consulta Presencial
- No ramo “Sim”, inclua informações de endereço nos lembretes
- No ramo “Não”, inclua o link da reunião online
Passo 7: Ativar e Testar
- Clique em Salvar e depois em Ativar o workflow
- Faça um agendamento de teste no calendário
- Verifique se a confirmação por e-mail chegou imediatamente
- Ajuste o agendamento de teste para daqui a poucas horas para validar os lembretes de SMS e WhatsApp
- Após validar, cancele o agendamento de teste
Dicas de Configuração
- Respeite o horário comercial: adicione condições para não enviar SMS e WhatsApp fora do horário (8h-21h)
- Evite duplicidade: se o calendário já envia confirmação nativa, desative-a para não duplicar com o workflow
- Monitore as entregas: acompanhe em Automações > Workflows > Histórico se as mensagens estão sendo enviadas
- Personalize por tipo de agendamento: adapte o tom e o conteúdo conforme o contexto (consulta médica vs. demonstração comercial)
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