Como Criar Automações por Mudança de Estágio

Mover uma oportunidade de estágio no pipeline deveria disparar automaticamente as ações necessárias para aquela fase: enviar uma proposta, agendar um follow-up, iniciar o onboarding ou até reativar um lead perdido. Na Marketek, os workflows com trigger de mudança de estágio fazem exatamente isso, eliminando tarefas manuais e garantindo que nenhuma etapa seja esquecida.

Neste tutorial, você vai criar quatro automações essenciais que cobrem o ciclo completo de um pipeline de vendas, do primeiro contato à reativação de oportunidades perdidas.

Pré-requisitos

Antes de começar, certifique-se de que:

• Seu pipeline de vendas já está criado com os estágios definidos
• Você tem acesso ao módulo Automações > Workflows
• Seus templates de e-mail e SMS já estão prontos (ou você pode criá-los durante o processo)
• As tags que serão usadas já existem na sua conta

Automação 1: Nova Oportunidade — E-mail de Boas-Vindas

Cenário: Quando uma nova oportunidade é criada no pipeline, o lead recebe automaticamente um e-mail de boas-vindas com informações sobre próximos passos.

Passo a Passo

1. Acesse Automações > Workflows > Criar Workflow
2. Nomeie como “Pipeline: Boas-Vindas Nova Oportunidade”
3. Configure o Trigger:
   – Tipo: Oportunidade Criada
   – Pipeline: selecione seu pipeline de vendas
4. Adicione a ação Enviar E-mail:
   – Template: selecione o template de boas-vindas
   – Personalize com o nome do contato e informações da oportunidade
5. Adicione a ação Adicionar Tag:
   – Tag: wf_boas-vindas-enviada
6. Adicione a ação Criar Tarefa:
   – Título: “Primeiro contato com {{contact.first_name}}”
   – Atribuir a: responsável pela oportunidade
   – Prazo: 1 dia útil
7. Salve e publique

Dica: Inclua no e-mail de boas-vindas um link para agendar uma reunião diretamente no seu calendário. Isso acelera o processo e reduz o tempo no primeiro estágio.

Automação 2: Proposta Enviada — Sequência de Follow-up

Cenário: Quando uma oportunidade avança para o estágio “Proposta Enviada”, inicia-se uma sequência automática de follow-up para manter o lead engajado até a decisão.

Passo a Passo

1. Crie um novo workflow chamado “Pipeline: Follow-up Proposta Enviada”
2. Configure o Trigger:
   – Tipo: Mudança de Estágio no Pipeline
   – Pipeline: selecione seu pipeline
   – Estágio de destino: “Proposta Enviada”
3. Adicione a ação Aguardar (Wait):
   – Tempo: 2 dias
4. Adicione a condição If/Else:
   – Condição: Estágio da oportunidade ainda é “Proposta Enviada” (o lead não avançou)
5. Ramo Sim (ainda na Proposta):
   – Ação: Enviar e-mail de follow-up #1 (“Vi que você recebeu nossa proposta…”)
   – Ação: Aguardar 3 dias
   – Ação: Enviar SMS de follow-up (“Olá {{contact.first_name}}, tem alguma dúvida sobre a proposta?”)
   – Ação: Criar tarefa para o vendedor ligar
6. Ramo Não (avançou de estágio):
   – Ação: Nenhuma (o lead já avançou, não precisa de follow-up)
7. Salve e publique

Dica: Sempre verifique o estágio atual antes de enviar follow-ups. Se o lead já avançou para “Negociação” ou “Fechado Ganho”, o follow-up sobre a proposta não faz mais sentido.

Automação 3: Fechado Ganho — Onboarding Automático

Cenário: Quando uma oportunidade é movida para “Fechado Ganho”, dispara-se automaticamente o processo de onboarding do novo cliente.

Passo a Passo

1. Crie um novo workflow chamado “Pipeline: Onboarding Novo Cliente”
2. Configure o Trigger:
   – Tipo: Mudança de Estágio no Pipeline
   – Pipeline: selecione seu pipeline
   – Estágio de destino: “Fechado Ganho”
3. Adicione ações em sequência:
   – Adicionar Tag: status_cliente
   – Remover Tag: status_lead-qualificado
   – Enviar E-mail: template de boas-vindas como cliente com acesso a área restrita, documentos e próximos passos
   – Aguardar: 1 dia
   – Criar Tarefa: “Ligação de onboarding com {{contact.first_name}}” atribuída ao gerente de sucesso
   – Aguardar: 3 dias
   – Enviar E-mail: segundo e-mail de onboarding com tutoriais e dicas
4. (Opcional) Crie uma nova oportunidade no pipeline de “Onboarding”:
   – Ação: Criar Oportunidade no pipeline de onboarding
5. Salve e publique

Automação 4: Perdido — Reativação após 30 Dias

Cenário: Oportunidades perdidas não precisam ser esquecidas. Após 30 dias, uma campanha de reativação tenta reconquistar o lead.

Passo a Passo

1. Crie um novo workflow chamado “Pipeline: Reativação Perdidos”
2. Configure o Trigger:
   – Tipo: Mudança de Estágio no Pipeline
   – Pipeline: selecione seu pipeline
   – Estágio de destino: “Perdido”
3. Adicione as ações:
   – Adicionar Tag: status_oportunidade-perdida
   – Aguardar: 30 dias
   – Enviar E-mail: template de reativação (“Faz um tempo que conversamos, quero compartilhar uma novidade…”)
   – Aguardar: 5 dias
   – If/Else: E-mail foi aberto?
   • Sim: Criar tarefa “Ligar para {{contact.first_name}} — reativação” atribuída ao vendedor
   • Não: Enviar SMS com oferta especial de retorno
4. Salve e publique

Dica: Personalize a mensagem de reativação com o motivo da perda (se registrado). Um lead perdido por preço reage melhor a uma oferta de desconto, enquanto um perdido por timing pode ser abordado com novidades sobre o produto.

Boas Práticas para Automações de Pipeline

• Uma automação por estágio: facilita a manutenção e o debugging
• Sempre verifique o estágio atual antes de ações em workflows com wait longo
• Use tags de controle (prefixo wf_) para rastrear quais automações já foram executadas
• Teste com uma oportunidade fictícia antes de publicar
• Monitore as métricas de e-mail (abertura e clique) para otimizar os templates

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