Estratégia de Tags: Organize Contatos como Profissional

Tags são uma das ferramentas mais simples e ao mesmo tempo mais subutilizadas dentro de qualquer CRM. Quando usadas de forma estratégica, elas transformam uma base de contatos caótica em um sistema organizado que permite segmentações precisas, automações inteligentes e relatórios confiáveis. Quando usadas sem critério, viram uma bagunça que ninguém entende.

Neste guia, você vai aprender a construir uma estratégia de tags profissional na Marketek, com convenções de nomenclatura, hierarquia, automação e processos de manutenção que mantêm tudo organizado conforme sua base cresce.

Convenções de Nomenclatura

O primeiro passo para uma estratégia sólida de tags é definir padrões de nomenclatura que toda a equipe vai seguir. Sem padrão, você acaba com tags como “cliente”, “Cliente”, “CLIENTE” e “clientes” — todas significando a mesma coisa.

Regras Fundamentais

• Use apenas minúsculas: evite variações de capitalização
• Separe palavras com hífen: mais legível que underscore em tags
• Use prefixos por categória: identífica instantaneamente o tipo da tag
• Seja específico: “interesse-marketing-digital” é melhor que “interesse”

Prefixos Recomendados

Exemplos na Prática

Em vez de tags genéricas como “facebook” ou “comprou”, use o sistema de prefixos:

• ❌ “facebook” → ✅ “src_facebook-ads”
• ❌ “comprou” → ✅ “prod_plano-premium”
• ❌ “webinar” → ✅ “evt_webinar-automação-mar25”
• ❌ “vip” → ✅ “seg_cliente-vip”

Hierarquia e Organização de Tags

Embora tags sejam planas por natureza (não existe pasta de tags), você pode simular uma hierarquia usando o sistema de prefixos combinado com subcategórias.

Estrutura de Três Níveis

Formato: categoria_subcategoria-detalhe

Exemplo para uma escola online:

• int_curso-marketing-digital
• int_curso-vendas-b2b
• int_mentoria-individual
• prod_curso-marketing-digital
• prod_curso-vendas-b2b
• status_aluno-ativo
• status_aluno-trancado
• status_ex-aluno

Essa estrutura permite que você filtre todos os interesses (prefixo “int_”), todos os produtos (prefixo “prod_”) ou todos os status (prefixo “status_”) com facilidade nas Smart Lists.

Tags de Automação vs. Tags Manuais

Uma distinção importante na sua estratégia é separar tags aplicadas automaticamente por workflows das tags aplicadas manualmente pela equipe.

Tags de Automação (prefixo wf_)

Essas tags são adicionadas e removidas exclusivamente por workflows. A equipe nunca deve alterá-las manualmente.

Exemplos:
– wf_sequencia-boas-vindas-ativa → removida quando a sequência termina
– wf_lead-scoring-alto → aplicada quando o score ultrapassa 80 pontos
– wf_reativacao-enviada → marca que a campanha de reativação foi disparada

Tags Manuais

Aplicadas pela equipe durante interações com o contato. Geralmente relacionadas a informações qualitativas.

Exemplos:
– seg_decisor → vendedor identífica que o contato é tomador de decisão
– obs_pediu-desconto → registro de comportamento durante negociação
– obs_indicou-amigo → contato indicou alguém

Regra de Ouro

Nunca misture os dois tipos. Se uma tag é controlada por automação, toda a equipe deve saber que não deve adicioná-la ou removê-la manualmente, e vice-versa. Documente isso em um guia interno.

Como Gerenciar Tags na Plataforma

A gestão de tags na Marketek é feita de forma centralizada. Para visualizar, criar e organizar suas tags, acesse Contatos > Tags no menu lateral. Nessa tela, você encontra a lista completa de tags existentes com a contagem de contatos em cada uma.

Para aplicar tags em massa, selecione múltiplos contatos na lista de Contatos > Todos os Contatos, clique em Ações em Massa e escolha Adicionar Tag ou Remover Tag. Essa funcionalidade é essencial durante processos de migração e limpeza de base.

Quando Usar Tags vs. Campos Personalizados

Uma dúvida frequente é quando usar tags e quando usar campos personalizados. Aqui está um guia rápido:

Use tags quando:
– A informação é binária (tem ou não tem): “é cliente” ou “não é cliente”
– Você precisa de múltiplas classificações simultâneas: um contato pode ter diversas tags de interesse
– A informação muda frequentemente via automação
– Você quer segmentar rapidamente sem configurar filtros complexos

Use campos personalizados quando:
– A informação tem um valor específico: “orçamento = R$ 50.000”
– Existe uma lista fixa de opções mutuamente exclusivas: “plano = básico/premium/enterprise”
– Você precisa usar o dado em templates de comunicação personalizada
– A informação precisa ser exibida no perfil do contato de forma estruturada

Estratégia de Limpeza e Auditória

Tags acumulam ao longo do tempo. Sem manutenção, sua lista de tags se torna inutilizável. Agende uma auditória trimestral seguindo este processo.

Processo de Auditória em 5 Passos

1. Exporte a lista de tags com a contagem de contatos em cada uma
2. Identifique tags obsoletas: com 0 contatos ou que não fazem mais sentido
3. Encontre duplicatas: tags com nomes similares que significam a mesma coisa
4. Padronize: renomeie tags fora do padrão para seguir a convenção de nomenclatura
5. Documente: atualize o guia de tags com as mudanças realizadas

Processo de Merge (Unificação de Tags)

Quando encontrar tags duplicadas, siga este processo para unificá-las sem perder dados:

1. Crie a tag correta seguindo o padrão de nomenclatura (se ainda não existir)
2. Crie um workflow temporário: Trigger = Tag “nome-antigo” adicionada → Ação = Adicionar tag “nome-correto”
3. Use uma Smart List para encontrar todos os contatos com a tag antiga
4. Aplique a tag nova em massa nesses contatos (via bulk action)
5. Após confirmar que todos receberam a nova tag, remova a tag antiga em massa
6. Delete a tag antiga do sistema

Prevenindo Bagunça Futura

Para evitar que o caos se instale novamente, implemente estas práticas:

• Documente cada nova tag antes de criá-la, com nome, descrição e responsável
• Restrinja a criação de tags a administradores ou líderes de equipe
• Revise tags semanalmente como parte da rotina de gestão do CRM
• Treine novos membros da equipe no sistema de tags antes de darem acesso ao CRM
• Mantenha um dicionário de tags acessível a toda a equipe

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