Como Criar Tarefas Automáticas nos Workflows

Criar tarefas manualmente funciona para volumes pequenos, mas quando sua equipe lida com dezenas ou centenas de leads simultâneos, a automação é indispensável. Os workflows da Marketek permitem gerar tarefas automaticamente com base em eventos do CRM, garantindo que nenhum follow-up seja esquecido e que cada membro da equipe saiba exatamente o que fazer a cada momento.

Neste tutorial, você vai configurar três automações de tarefas completas, cada uma para um cenário diferente do dia a dia comercial.

Pré-requisitos

Antes de iniciar, confirme que:

• Você tem acesso ao módulo Automações > Workflows
• Os membros da equipe que receberão tarefas estão cadastrados na conta
• Os pipelines e formulários mencionados nos exemplos já existem na sua conta

Configurações da Ação “Criar Tarefa”

Dentro de qualquer workflow, a ação Criar Tarefa permite configurar os seguintes parâmetros:

• Título da tarefa: texto que descreve a ação (aceita variáveis dinâmicas como {{contact.first_name}})
• Descrição: detalhes adicionais com contexto
• Tipo: Ligação, E-mail, Reunião ou Genérica
• Responsável: usuário específico, responsável do contato ou round robin
• Data de vencimento relativa: ex.: “2 dias após o trigger”, “1 hora após o passo anterior”
• Prioridade: Baixa, Média ou Alta

Exemplo 1: Follow-up Após Submissão de Formulário

Cenário: Quando um lead preenche o formulário “Solicitar Orçamento”, uma tarefa de ligação é criada para o vendedor responsável ligar em até 2 horas.

Passo a Passo

1. Acesse Automações > Workflows > Criar Workflow
2. Nomeie como “Tarefa: Follow-up Formulário Orçamento”
3. Configure o Trigger:
   – Tipo: Submissão de Formulário
   – Formulário: “Solicitar Orçamento”
4. Adicione a ação Criar Tarefa:
   – Título: “Ligar para {{contact.first_name}} — pediu orçamento”
   – Descrição: “Lead preencheu formulário de orçamento. Verificar dados e ligar o mais rápido possível. Telefone: {{contact.phone}}”
   – Tipo: Ligação
   – Responsável: Atribuir ao responsável do contato (ou round robin se não houver responsável)
   – Data de vencimento: 2 horas após o trigger
   – Prioridade: Alta
5. Salve e publique

Dica: A velocidade de resposta é o fator que mais impacta a taxa de conversão de leads inbound. Leads contactados nos primeiros 5 minutos convertem até 21 vezes mais do que os contactados após 30 minutos. Defina prazos agressivos para tarefas de primeiro contato.

Exemplo 2: Revisão de Proposta Após 3 Dias

Cenário: Quando uma oportunidade entra no estágio “Proposta Enviada”, uma tarefa é criada automaticamente para o vendedor revisar o status da proposta após 3 dias.

Passo a Passo

1. Crie um novo workflow chamado “Tarefa: Revisão de Proposta”
2. Configure o Trigger:
   – Tipo: Mudança de Estágio no Pipeline
   – Pipeline: seu pipeline de vendas
   – Estágio de destino: “Proposta Enviada”
3. Adicione a ação Aguardar (Wait):
   – Tempo: 3 dias
4. Adicione a condição If/Else:
   – Condição: Estágio da oportunidade ainda é “Proposta Enviada”
5. Ramo Sim (proposta sem resposta):
   – Ação Criar Tarefa:
   • Título: “Verificar proposta de {{contact.first_name}} — sem resposta há 3 dias”
   • Descrição: “A proposta foi enviada há 3 dias e não houve avanço. Entrar em contato para verificar se há dúvidas e negociar.”
   • Tipo: Ligação
   • Responsável: responsável pela oportunidade
   • Data de vencimento: 1 dia
   • Prioridade: Alta
6. Ramo Não (proposta já avançou):
   – Nenhuma ação necessária
7. Salve e publique

Dica: A condição If/Else antes da tarefa evita criar tarefas desnecessárias para oportunidades que já avançaram. Sempre verifique o status atual antes de criar tarefas em workflows com wait steps.

Exemplo 3: Ligação de Boas-Vindas para Novo Cliente

Cenário: Quando uma oportunidade é fechada como ganha, uma tarefa de ligação de boas-vindas é criada para o gerente de sucesso do cliente.

Passo a Passo

1. Crie um novo workflow chamado “Tarefa: Boas-Vindas Novo Cliente”
2. Configure o Trigger:
   – Tipo: Mudança de Estágio no Pipeline
   – Pipeline: seu pipeline de vendas
   – Estágio de destino: “Fechado Ganho”
3. Adicione a ação Criar Tarefa:
   – Título: “Ligação de boas-vindas: {{contact.first_name}} {{contact.last_name}}”
   – Descrição: “Novo cliente fechado! Ligar para dar boas-vindas, apresentar o processo de onboarding e alinhar expectativas. Valor da oportunidade: {{opportunity.monetary_value}}”
   – Tipo: Ligação
   – Responsável: selecione o gerente de sucesso ou use round robin entre a equipe de CS
   – Data de vencimento: 1 dia útil
   – Prioridade: Alta
4. Adicione uma segunda tarefa:
   – Título: “Preparar kit de onboarding: {{contact.first_name}}”
   – Descrição: “Preparar acesso à plataforma, documentação e agenda de treinamento.”
   – Tipo: Genérica
   – Responsável: equipe de operações
   – Data de vencimento: 2 dias
   – Prioridade: Média
5. Salve e publique

Configuração Avançada: Prazo Relativo

A data de vencimento relativa é um dos recursos mais úteis para tarefas automáticas. Em vez de definir uma data fixa, você define quanto tempo após o evento a tarefa deve ser concluída:

• Minutos: ideal para tarefas urgentes de primeiro contato (ex.: 30 minutos)
• Horas: para follow-ups no mesmo dia (ex.: 2 horas)
• Dias: para revisões e acompanhamentos (ex.: 3 dias)
• Dias úteis: ignora finais de semana (ex.: 2 dias úteis)

Dica: Use “dias úteis” em vez de “dias” para evitar que tarefas vençam no sábado ou domingo, quando a equipe não está trabalhando.

Boas Práticas

• Use variáveis dinâmicas no título para que a tarefa seja autoexplicativa
• Sempre inclua contexto na descrição: quem é o contato, por que a tarefa foi criada, o que fazer
• Defina prioridade com critério: nem toda tarefa automática deve ser Alta
• Combine com notificações: certifique-se de que os responsáveis recebem alertas
• Revise periodicamente os workflows de tarefas para garantir que os prazos são realistas

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