Em uma operação comercial ou de atendimento, o que não é registrado como tarefa tende a ser esquecido. O sistema de tarefas da Marketek funciona como o centro de comando da sua equipe, garantindo que cada follow-up seja feito, cada ligação seja realizada e cada entrega seja cumprida no prazo.
Neste guia completo, você vai conhecer todas as funcionalidades do módulo de tarefas, desde a criação manual até a automação via workflows, incluindo atribuição por equipe, prioridades, visualizações e relatórios de produtividade.
Visão Geral do Sistema de Tarefas
O módulo de tarefas da Marketek centraliza todas as atividades que precisam ser realizadas pela sua equipe. Cada tarefa pode estar vinculada a um contato, uma oportunidade ou existir de forma independente.
Elementos de uma Tarefa
- Título: descrição clara e objetiva da ação a ser realizada
- Descrição: detalhes adicionais, contexto ou instruções
- Responsável: membro da equipe atribuído para executar
- Data de vencimento: prazo para conclusão
- Prioridade: Baixa, Média ou Alta
- Status: Pendente, Em Andamento ou Concluída
- Contato vinculado: associação com um contato específico do CRM
- Oportunidade vinculada: associação com uma oportunidade do pipeline
Tipos de Tarefas
A Marketek suporta diferentes tipos de tarefas para cobrir os cenários mais comuns:
Tarefa de Ligação
Para chamadas telefônicas agendadas. Inclui o número de telefone do contato vinculado para facilitar a discagem rápida.
Tarefa de E-mail
Para envio de comunicações que exigem personalização manual (propostas complexas, respostas detalhadas).
Tarefa de Reunião
Para compromissos presenciais ou virtuais. Pode ser integrada ao calendário da Marketek.
Tarefa Genérica
Para qualquer outra atividade: revisão de documento, aprovação, pesquisa, preparação de material, etc.
Criando Tarefas Manualmente
Para criar uma tarefa de forma manual:
- Acesse Tarefas no menu lateral ou pelo perfil de um contato
- Clique em Nova Tarefa
- Preencha os campos:
– Título: “Ligar para João sobre proposta de consultória”
– Tipo: Ligação
– Responsável: selecione o membro da equipe
– Data de vencimento: defina a data e horário
– Prioridade: Alta
– Contato: vincule ao contato correspondente - Clique em Salvar
Criando pelo Perfil do Contato
Uma forma rápida de criar tarefas:
- Abra o perfil do contato desejado
- Na seção de atividades, clique em Adicionar Tarefa
- O contato já estará automaticamente vinculado
Criando Tarefas Automaticamente
A criação automática de tarefas via workflows é onde a verdadeira produtividade acontece. Em vez de depender da memória da equipe, o sistema gera tarefas automaticamente com base em eventos.
Exemplos de Automação
- Novo lead cadastrado → tarefa de primeiro contato em 1 hora
- Proposta enviada → tarefa de follow-up em 3 dias
- Reunião realizada → tarefa de envio de proposta em 24 horas
- Cliente inativo 30 dias → tarefa de check-in
Para configurar, acesse Automações > Workflows e use a ação Criar Tarefa dentro do fluxo. Você pode definir título, descrição, responsável, prazo relativo (ex.: “2 dias após o trigger”) e prioridade.
Atribuição de Tarefas por Equipe
Para equipes maiores, a gestão eficiente de atribuição é crucial.
Atribuição Direta
Selecione um membro específico da equipe ao criar a tarefa. Ideal quando você sabe exatamente quem deve executar.
Atribuição ao Responsável do Contato
Em workflows, use a opção Atribuir ao responsável do contato. A tarefa vai automaticamente para o vendedor ou gerente de conta vinculado àquele contato.
Atribuição Round Robin
Distribua tarefas igualmente entre membros da equipe. Útil para tarefas genéricas como qualificação de leads novos.
Visualizações de Tarefas
A Marketek oferece diferentes formas de visualizar suas tarefas para atender diferentes estilos de gestão.
Visualização em Lista
A forma mais completa, com todas as tarefas em uma tabela com colunas para título, responsável, prazo, prioridade e status. Ideal para gestores que precisam de uma visão geral.
Filtros disponíveis na lista:
– Por responsável
– Por status (pendente, em andamento, concluída)
– Por prioridade
– Por período de vencimento
– Por contato ou oportunidade vinculada
Visualização em Calendário
Mostra as tarefas distribuídas no calendário por data de vencimento. Ideal para visualizar a carga de trabalho diária e semanal da equipe.
Visualização por Contato
No perfil de cada contato, você vê todas as tarefas vinculadas a ele — pendentes e concluídas. Oferece o histórico completo de atividades realizadas para aquele contato.
Notificações e Lembretes
O sistema de notificações garante que ninguém esqueça uma tarefa pendente.
Tipos de Notificação
- Notificação na plataforma: alerta visual no ícone de notificações da Marketek
- E-mail de lembrete: enviado ao responsável antes do vencimento
- Notificação de tarefa atrasada: alerta quando o prazo é ultrapassado
Configurando Lembretes
Você pode configurar lembretes em Configurações > Notificações para definir quando os alertas devem ser enviados (ex.: 1 hora antes, 1 dia antes do vencimento).
Acompanhamento e Relatórios
Para gestores, o acompanhamento da produtividade da equipe é essencial.
Métricas de Produtividade
- Tarefas concluídas por período: quantas tarefas cada membro completou
- Taxa de conclusão no prazo: percentual de tarefas finalizadas antes do vencimento
- Tarefas atrasadas: quantidade e tempo médio de atraso
- Carga de trabalho: distribuição de tarefas pendentes por membro
Relatório de Atividades
Acesse Dashboard > Relatórios > Atividades para visualizar:
| Métrica | O que Revela |
|---|---|
| Tarefas criadas vs. concluídas | Produtividade geral da equipe |
| Tempo médio de conclusão | Eficiência da operação |
| Tarefas por tipo | Distribuição das atividades (ligações vs. e-mails) |
| Tarefas atrasadas por membro | Gargalos individuais |
| Tarefas por contato/oportunidade | Engajamento com leads específicos |
Boas Práticas
- Títulos descritivos: “Ligar para Mária sobre renovação do contrato” é melhor que “Ligar”
- Use prioridades com critério: se tudo é Alta prioridade, nada é
- Defina prazos realistas: tarefas sem prazo tendem a não ser feitas
- Revise tarefas atrasadas diariamente: mantenha o pipeline de atividades limpo
- Automatize o máximo possível: reduza a criação manual de tarefas repetitivas
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