Guia Completo: Automações e Workflows na Marketek

Automatizar processos é o caminho mais eficiente para escalar um negócio sem aumentar proporcionalmente a equipe. Na Marketek, os workflows são o motor de automação que permite criar fluxos inteligentes para nutrir leads, acompanhar clientes, enviar lembretes e executar dezenas de ações sem intervenção manual.

Neste guia, você vai entender o que são workflows, como funcionam por dentro e como criar sua primeira automação do zero.

O Que São Workflows?

Workflows são fluxos automatizados compostos por três elementos fundamentais:

• Triggers (Gatilhos): o evento que inicia o fluxo. Exemplos: formulário preenchido, tag adicionada, agendamento criado, data de aniversário.
• Condições (Filtros): regras que direcionam o fluxo com base em critérios. Exemplos: se o contato tem a tag “cliente”, se o e-mail foi aberto, se o valor do campo é X.
• Ações: o que o sistema executa automaticamente. Exemplos: enviar e-mail, adicionar tag, criar tarefa, mover no pipeline, enviar SMS.

A combinação desses três elementos permite criar desde automações simples (como um e-mail de boas-vindas) até fluxos complexos com ramificações, esperas e múltiplos canais de comunicação.

Por Que Automatizar?

A automação oferece benefícios concretos e mensuráveis:

• Velocidade de resposta: leads recebem comunicação instantânea, 24 horas por dia
• Consistência: todos os leads passam pelo mesmo processo padronizado
• Economia de tempo: tarefas repetitivas deixam de consumir horas da equipe
• Escalabilidade: atenda 10 ou 10.000 leads com o mesmo fluxo
• Redução de erros: elimina esquecimentos e falhas humanas em processos críticos
• Dados e métricas: cada ação gera dados que podem ser analisados para otimização contínua

Como Funciona o Editor de Workflows

O editor de workflows da Marketek utiliza uma interface visual de arrastar e soltar (drag and drop). Você constrói o fluxo conectando blocos que representam triggers, condições e ações em uma sequência lógica.

Triggers Disponíveis

Os principais gatilhos que podem iniciar um workflow incluem:

• Formulário enviado: quando um contato preenche qualquer formulário da plataforma
• Tag adicionada/removida: quando uma tag é aplicada ou removida do contato
• Oportunidade criada: quando uma nova oportunidade surge no pipeline
• Agendamento criado/cancelado: quando um evento de calendário é modificado
• Data de aniversário ou data personalizada: ideal para campanhas sazonais
• Inatividade do contato: quando o contato não interage por um período definido
• Resposta recebida: quando o contato responde a uma mensagem por qualquer canal

Condições e Ramificações (If/Else)

O bloco If/Else permite criar caminhos diferentes dentro do mesmo workflow. Exemplos práticos:

• Se o contato abriu o e-mail anterior → enviar oferta especial
• Se não abriu → reenviar com assunto diferente após 2 dias
• Se o contato tem a tag “VIP” → atribuir a um vendedor sênior
• Se o valor da oportunidade é maior que R$ 5.000 → enviar proposta personalizada

Ações Principais

As ações que você pode configurar em um workflow incluem:

• Enviar e-mail, SMS ou mensagem de WhatsApp
• Adicionar ou remover tags
• Atualizar campos do contato
• Criar ou mover oportunidade no pipeline
• Criar tarefa para a equipe
• Adicionar ao workflow ou remover de outro workflow
• Enviar webhook para sistemas externos
• Aguardar um período de tempo (minutos, horas ou dias)
• Aguardar até que uma condição seja atendida

Casos de Uso Mais Comuns

Para inspirar suas primeiras automações, veja os cenários mais populares:

Nutrição de Leads

Um lead preenche um formulário e entra automaticamente em uma sequência de e-mails educativos enviados ao longo de 7 a 14 dias, com conteúdo progressivamente mais aprofundado.

Follow-up Após Reunião

Após um agendamento ser concluído, o workflow envia automaticamente um e-mail de agradecimento, solicita feedback e agenda uma tarefa de follow-up para o vendedor.

Recuperação de Oportunidades Perdidas

Quando uma oportunidade é marcada como “perdida” no pipeline, o workflow inicia uma sequência de reativação após 30, 60 e 90 dias com ofertas ou conteúdos relevantes.

Onboarding de Novos Clientes

Quando o contato recebe a tag “cliente”, o workflow dispara uma sequência de boas-vindas com instruções de acesso, materiais de apoio e check-ins periódicos.

Como Criar Seu Primeiro Workflow

📌 Passo 1: Acessar o Módulo de Automações

Navegue até Automações > Workflows no menu lateral. Clique em Criar Novo Workflow.

📌 Passo 2: Escolher o Trigger

Selecione o gatilho que iniciará o fluxo. Para um primeiro teste, recomendamos “Tag Adicionada” — é simples de acionar manualmente.

📌 Passo 3: Adicionar Ações

Clique no botão + abaixo do trigger e adicione sua primeira ação. Comece com algo simples como “Enviar E-mail”. Configure o assunto, remetente e conteúdo do e-mail usando o editor visual.

📌 Passo 4: Adicionar Espera (Opcional)

Se quiser enviar uma segunda mensagem após um intervalo, adicione a ação “Aguardar” e defina o tempo (ex.: 2 dias). Em seguida, adicione a próxima ação.

📌 Passo 5: Testar o Workflow

Antes de publicar, use a função “Testar” disponível no editor. Adicione um contato de teste e verifique se as ações são executadas corretamente. Monitore o progresso em Automações > Workflows > Histórico de Execução.

📌 Passo 6: Publicar

Quando estiver satisfeito com o fluxo, clique em Publicar. O workflow passará a executar automaticamente sempre que o trigger for acionado.

Dicas Avançadas

• Nomeie seus workflows de forma descritiva: use nomes como “Nutrição — Lead Formulário Site” em vez de “Workflow 1”
• Use tags como pontes entre workflows: um workflow pode adicionar uma tag que aciona outro workflow, criando fluxos encadeados
• Monitore as métricas: verifique taxas de abertura, clique e resposta diretamente no relatório do workflow
• Evite excesso de ações: workflows muito longos podem perder eficácia; divida em fluxos menores e conectados
• Documente a lógica: use notas internas no editor para explicar o propósito de cada ramificação

Perguntas Frequentes (FAQ)

Quantos workflows posso ter ativos simultaneamente?
Não há limite prático. Você pode ter dezenas de workflows rodando em paralelo sem impacto no desempenho.

Um contato pode estar em vários workflows ao mesmo tempo?
Sim. Um mesmo contato pode participar de múltiplos workflows simultaneamente.

O que acontece se eu editar um workflow que já está rodando?
Contatos que já passaram por uma etapa não serão afetados. Apenas novos contatos ou aqueles que ainda não chegaram à etapa modificada receberão as alterações.

Posso pausar um workflow sem perder o progresso?
Sim. Ao pausar, os contatos permanecem na etapa em que estão. Ao reativar, o fluxo continua de onde parou.

Próximos Passos

Aprofunde seu conhecimento em automação com estes artigos:

• Como Criar uma Sequência Automática de E-mails — tutorial prático para montar seu primeiro fluxo de nutrição
• 5 Automações que Todo Negócio Deveria Ter Ativas — inspiração com os workflows mais impactantes