Marketek para Clínicas: Agendamento + Follow-up

Se você gerência uma clínica, consultório ou qualquer negócio na área de saúde, sabe que três problemas consomem tempo e dinheiro: pacientes que faltam, falta de retorno para acompanhamento e dificuldade em manter a agenda cheia.

Neste tutorial, você vai aprender a configurar um fluxo completo de agendamento online, lembretes automáticos, pesquisa pós-consulta e reativação de pacientes inativos na Marketek.

Pré-requisitos

• Conta ativa na Marketek com acesso de administrador.
• Contatos (pacientes) cadastrados ou em processo de migração.
• Pelo menos um calendário configurado (ou vamos criar um agora).

Passo a Passo

Etapa 1 — Configure o Calendário de Agendamento

O calendário é o coração do sistema de agendamento para clínicas.

1. Acesse Calendários > + Novo Calendário.
2. Escolha o tipo Round Robin (se a clínica tem vários profissionais) ou Pessoal (se é apenas um profissional).
3. Configure:
   – Nome do calendário: ex. “Consultas — Dra. Mária”.
   – Duração do atendimento: ex. 30 minutos, 50 minutos.
   – Intervalo entre consultas: ex. 10 minutos (para preparação).
   – Horários disponíveis: defina os dias da semana e horários de atendimento.
   – Formulário de agendamento: adicione campos como nome, telefone, motivo da consulta.
4. Clique em Salvar.

O calendário gera um link de agendamento que você pode compartilhar no Instagram, WhatsApp, site e Google Meu Negócio.

Etapa 2 — Configure Lembretes Automáticos

Os lembretes reduzem faltas (no-show) em até 40%. Vamos configurar dois lembretes.

1. Acesse Automações > Workflows > + Novo Workflow.
2. Configure o gatilho: Evento de Calendário > Agendamento Criado.
3. Adicione as seguintes ações:

Lembrete 1 — 24 horas antes:
– Ação: Enviar SMS.
– Mensagem: “Olá, {{contact.first_name}}! Lembramos que sua consulta é amanhã, às {{appointment.time}}. Endereço: [endereço da clínica]. Para reagendar, responda esta mensagem.”

Lembrete 2 — 2 horas antes:
– Ação: Enviar SMS.
– Mensagem: “{{contact.first_name}}, sua consulta é daqui a 2 horas. Estamos esperando você! Qualquer dúvida, entre em contato.”

4. Salve e ative o workflow.

Etapa 3 — Configure a Pesquisa Pós-Consulta

Coletar feedback dos pacientes demonstra cuidado e gera insights valiosos para melhórias.

1. Crie um formulário de pesquisa em Sites > Formulários > + Novo Formulário.
2. Adicione campos como:
   – Avaliação geral (1 a 5 estrelas).
   – “O que podemos melhorar?” (campo de texto).
   – “Você indicária nossa clínica?” (sim/não).
3. Crie um novo workflow com o gatilho Evento de Calendário > Compromisso Concluído.
4. Adicione um atraso de 2 horas após a consulta.
5. Adicione a ação Enviar E-mail com o link da pesquisa:
   – Assunto: “Como foi sua consulta, {{contact.first_name}}?”
   – Conteúdo: agradecimento + link do formulário.
6. Salve e ative.

Etapa 4 — Configure a Reativação de Pacientes Inativos

Pacientes que não retornam representam receita perdida. Uma automação simples pode reativá-los.

1. Crie um novo workflow com gatilho Baseado em Data > Última Atividade.
2. Configure para disparar quando o contato estiver inativo há 90 dias.
3. Adicione a sequência:

E-mail 1 (Dia 0):
– Assunto: “Sentimos sua falta, {{contact.first_name}}”
– Conteúdo: lembrete gentil sobre a importância do acompanhamento regular. Link para agendamento.

SMS (Dia 3, se não abriu o e-mail):
– “Olá, {{contact.first_name}}! Faz tempo que não nos vemos. Que tal agendar seu retorno? [link do calendário]”

E-mail 2 (Dia 7):
– Assunto: “Última chance: condição especial para seu retorno”
– Conteúdo: oferta ou benefício para incentivar o agendamento.

4. Salve e ative o workflow.

Resultado Esperado

Com todos os fluxos configurados, sua clínica terá:

• Agendamento online 24/7: pacientes marcam consultas a qualquer hora, sem depender do telefone.
• Redução de faltas: lembretes automáticos diminuem no-shows significativamente.
• Feedback contínuo: pesquisas pós-consulta geram dados para melhórias.
• Reativação automática: pacientes inativos são recontatados sem esforço manual.
• Agenda mais cheia: menos faltas + reativação = mais atendimentos por mês.

Solução de Problemas

Próximos Passos

Comece pela configuração do calendário e dos lembretes — são os itens com maior impacto imediato. Depois, adicione a pesquisa pós-consulta e a reativação.

Leia também:
– Como Usar a Marketek no seu Segmento de Negócio
– Como Recuperar Vendas Perdidas com Automação