O potencial aluno manda mensagem às 22h perguntando sobre aula experimental. Sua recepcionista trabalha até às 18h. No dia seguinte, quando responde, o lead já agendou na concorrente que oferece marcação online 24/7. Essa história se repete dezenas de vezes por mês em academias que não têm agendamento online.
Como funciona o agendamento online para academias
O potencial aluno acessa um link (na bio do Instagram, no Google, no WhatsApp), escolhe modalidade (musculação, funcional, spinning), data e horário disponível, preenche nome e telefone, e confirma. Recebe confirmação automática por WhatsApp. O contato é criado no CRM com tag ‘aula experimental’. A recepção recebe notificação. Tudo em 60 segundos, sem nenhuma interação humana.
Configuração passo a passo
1) Cadastre os tipos de aula experimental disponíveis (musculação, funcional, spinning, natação) com horários permitidos. 2) Defina limite de experimentais por dia (ex: máximo 5, para não sobrecarregar). 3) Configure campo obrigatório de WhatsApp para contato. 4) Ative confirmação automática + lembrete 24h antes + lembrete 2h antes. 5) Distribua o link em todos os canais.
Conversão pós-experimental
O agendamento online é o início, não o fim. Configure automação pós-aula: mensagem no mesmo dia perguntando como foi, oferta de matrícula com condição especial válida por 48h, follow-up 3 dias depois se não matriculou, segunda oferta 7 dias depois. No Marketek, essa sequência roda automaticamente para cada visitante.
Métricas para acompanhar
Agendamentos por semana, taxa de comparecimento (meta: acima de 70%), taxa de conversão experimental → matrícula (meta: 30-50%), canal de origem dos agendamentos (Instagram, Google, WhatsApp). Com dados, otimize: se o comparecimento é baixo, melhore os lembretes. Se a conversão é baixa, melhore o atendimento durante a aula e o follow-up.
Perguntas Frequentes
E se muita gente agendar e não aparecer?
Lembretes automáticos (24h e 2h antes) reduzem no-show em 40-50%. Adicione política: ‘Cancelamento até 4h antes para reagendar’. E limite o número de experimentais por dia para que faltas não impactem a operação.
Funciona para academias pequenas?
Especialmente para pequenas. Com equipe reduzida, cada minuto economizado com agendamento manual é minuto ganho para atendimento de qualidade.
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